CRONÌA - MANUALE OPERATORE ¶

Applicazione web per la gestione, documentazione e conservazione dei beni ¶

Versione: 1.0 – Bozza
Data: 25 agosto 2026
Redatto da: Centrica

1. Introduzione ¶

Cronìa è la piattaforma web destinata alla gestione delle informazioni relative ai beni museali, alla loro catalogazione, conservazione, documentazione, movimentazione, esposizione e gestione amministrativa.

La piattaforma è nata per rispondere alle esigenze operative dei conservatori e restauratori ma è progettato per essere riusabile da qualsiasi istituto culturale che necessiti di produrre, consultare o integrare documentazione certificata sullo stato conservativo di beni culturali.

La piattaforma è realizzata nell’ambito del Lotto 4 – Conservazione e restauro per il Museo delle Civiltà di Roma. Consente la compilazione semi-automatica della scheda di conservazione (condition report) di un bene culturale, certificando lo stato conservativo al momento della richiesta. Un sistema RAG interroga l’intero patrimonio informativo dell’istituto culturale per estrarre e sintetizzare le informazioni rilevanti.
Il report validato va nel corpus RAG alimentando un ciclo virtuoso di accumulazione della conoscenza
In estrema sintesi, le funzionalità esposte dalla piattaforma sono:

• Aggregazione di documentazione eterogenea su un singolo bene
• Compilazione di un condition report per richieste di prestito/movimentazione
• Documentazione pre/post restauro
• Monitoraggio periodico dello stato conservativo

1.1. Scopo del manuale ¶

Il manuale è rivolto agli operatori che utilizzano l’applicazione per inserire, modificare, consultare e verificare le informazioni presenti nel sistema.

Le procedure descritte sono organizzate secondo le sezioni disponibili nel menu principale dell’applicazione.

1.2. Obiettivi dell’applicazione ¶

L’applicazione consente di:

• gestire le anagrafiche e le schede dei beni;
• raccogliere e organizzare informazioni storico-artistiche, archeologiche e tecniche;
• documentare lo stato di conservazione;
• registrare indagini diagnostiche e studi;
• gestire movimentazioni, restauri e mostre;
• documentare le collocazioni dei beni;
• effettuare attività di monitoraggio;
• associare fotografie e documenti;
• gestire la documentazione amministrativa;
• utilizzare vocabolari e dizionari controllati;
• importare e verificare dati;
• gestire utenti, ruoli e autorizzazioni;
• effettuare interrogazioni e controlli sulla qualità dei dati.

2. Accesso ¶

2.1. Accesso all’applicazione ¶

Per accedere all’applicazione:

1. aprire un browser web supportato;
2. raggiungere l’indirizzo dell’applicazione;
3. inserire le proprie credenziali;
4. selezionare Accedi.

Una volta completata l’autenticazione, il sistema visualizza la pagina iniziale in funzione del ruolo assegnato all’utente.

2.2. Uscita dall’applicazione ¶

Al termine della sessione è consigliabile utilizzare il comando Esci, in particolare quando si accede al sistema da postazioni condivise.

3. Interfaccia e navigazione ¶

L’interfaccia dell’applicazione è organizzata attraverso un menu principale che consente di accedere alle diverse aree funzionali.

Il menu comprende:

3.1. Area operativa ¶

• Catalogo

3.2. Area Flussi / Conservazione ¶

• Indagini Diagnostiche
• Condition report
• Movimentazioni
• Restauri
• Mostre
• Collocazioni
• Monitoraggio
• Doc. amministrativa
• Archivio fotografico
• Archivio documentale

3.3. Area dei dizionari e delle configurazioni ¶

• Tecniche esecutive
• Materiali
• Studi Archeometrici
• Periodi storici
• Morfologia del degrado
• Tipo di analisi

3.4. Area di gestione ¶

• Import
• Query incompleti
• Traduzioni
• Lingue
• Utenti e ruoli

La disponibilità delle singole voci può dipendere dal ruolo assegnato all’utente.

3.5. Ruoli e permessi ¶

L’applicazione utilizza un sistema di ruoli e permessi per determinare quali operazioni ciascun utente può effettuare.

Un utente può, in funzione del proprio profilo:

• visualizzare i dati;
• creare nuovi record;
• modificare record esistenti;
• eliminare o archiviare informazioni;
• gestire allegati;
• effettuare importazioni;
• accedere ai dizionari;
• gestire utenti e ruoli;
• accedere alle funzioni gestionali.

3.6. Ricerca ¶

La ricerca consente di individuare rapidamente uno o più record.

L’operatore può utilizzare la ricerca libera, che insiste sui campi INVN, OGTN, Context, OGTD, PRVL, oppure la ricerca avanzata, con filtri che permettono di restringere l’insieme dei risultati.

4. Catalogo ¶

La sezione Catalogo costituisce il punto di accesso principale all’insieme dei beni presenti nel sistema.

L’operatore può visualizzare l’elenco dei beni e utilizzare gli strumenti di ricerca per individuare il record desiderato.

4.1. Creazione di un nuovo elemento ¶

Per creare un nuovo elemento:

1. accedere a Catalogo;
2. selezionare Nuovo;
3. compilare i campi richiesti;
4. verificare i dati inseriti;
5. selezionare Salva.

4.2. Modifica ¶

Per modificare un elemento:

1. individuare il record;
2. aprire la relativa scheda;
3. selezionare Modifica;
4. apportare le variazioni;
5. salvare.

4.3. Consultazione ¶

La scheda di catalogo permette di accedere alle informazioni collegate al bene, incluse, ove presenti:

• scheda oggetto;
• documentazione fotografica;
• documentazione documentale;
• dati conservativi;
• movimentazioni;
• restauri;
• mostre;
• collocazioni;
• indagini diagnostiche.

5. Schede oggetto ¶

La sezione Schede oggetto contiene le informazioni descrittive e identificative relative ai beni.

5.1. Struttura della scheda ¶

Senza entrare nel dettaglio, la scheda comprende informazioni relative ai campi previsti per la catalogazione, necessari a un’identificazione completa e non ambigua del bene.
Per ogni campo è prevista un’etichetta descrittiva e la relativa descrizione secondo le specifiche ICCD.

L’operatore deve compilare i campi utilizzando, quando previsto, i valori disponibili nei dizionari controllati.

5.2. Collegamenti ¶

La scheda è collegata ad altri moduli dell’applicazione, creando una rete di informazioni relative allo stesso bene, attraverso i tab presenti:

• Scheda curatoriale
• Scheda conservativa
• Documentazione visiva
• Timeline
• Diagnostica
• Monitoraggio
• Mostre

6. Area Flussi / Conservazione ¶

La sezione Area Flussi / Conservazione consente di registrare le informazioni relative alle condizioni conservative dei beni.

I flussi attivabili sono i seguenti:

• Indagini Diagnostiche
• Condition report
• Movimentazioni
• Restauri
• Mostre
• Collocazioni
• Monitoraggio
• Doc. amministrativa
• Archivio fotografico
• Archivio documentale

Ciascun flusso consiste nella generazione o gestione di un “evento” o “osservazione” sulla vita del bene, che verrà poi salvato e visualizzato nella singola timeline del bene museale.

Ogni flusso ha dei moduli specifici e moduli condivisi: significa che per ogni azione che viene svolta, vi sono delle informazioni (metadati) relative a quel singolo flusso (ad esempio “Anagrafica Restauro” e “Dettagli interventi”, e delle altre che, pur afferenti a quel flusso, gestiscono informazioni e allegati che popolano l’archivio documentale della collezione.

Ogni flusso include campi popolabili attraverso il relativo dizionario.

7. Dizionari ¶

I Dizionari contengono gli elenchi controllati utilizzati dall’applicazione.

Il ricorso a vocabolari controllati consente di:

• uniformare l’inserimento dei dati;
• evitare duplicazioni;
• migliorare la qualità delle ricerche;
• garantire coerenza terminologica;
• facilitare l’interoperabilità dei dati.

La modifica dei dizionari è consentita esclusivamente agli utenti autorizzati.

I dizionari gestiti sono i seguenti:

• Tecniche esecutive contiene i termini utilizzabili per descrivere le tecniche con cui sono stati realizzati i beni.
• Materiali contiene i valori utilizzabili per descrivere i materiali costitutivi degli oggetti.
• Periodi storici permette di gestire le denominazioni dei periodi utilizzabili nelle schede.
• Morfologia del degrado contiene i termini utilizzabili per descrivere le forme di alterazione e degrado osservate sui beni.
• Tipo di analisi contiene le tipologie di analisi utilizzabili nel modulo Indagini Diagnostiche e negli eventuali studi archeometrici.

8. Gestione ¶

La sezione Gestione raccoglie le funzionalità amministrative e di configurazione dell’applicazione.

L’accesso a questa sezione è riservato agli utenti con privilegi amministrativi.

Le funzionalità incluse sono:

• Import, funzione Import permette di acquisire nel sistema dati provenienti da fonti esterne. Al momento, il file di importazione deve essere uno zip contenente …
• Query incompleti, che permette di individuare i record che presentano informazioni mancanti, incomplete o non conformi ai criteri definiti.
• Traduzioni, che consente di gestire le traduzioni dei contenuti e delle terminologie previste dall’applicazione.
• Lingue, che consente di configurare le lingue supportate dall’applicazione.
• Utenti e ruoli, che consente agli amministratori di gestire gli account e i relativi privilegi.

9. Risoluzione problemi ¶

Questo capitolo raccoglie le principali anomalie che possono verificarsi durante l’utilizzo dell’applicazione e le relative modalità di intervento.

• Impossibile accedere - le credenziali potrebbero essere errate, l’account disabilitato, la password scaduta, il servizio non disponibile oppure un problema di connessione; verificare le credenziali, controllare la connessione, ripetere l’accesso; contattare l’amministratore se il problema persiste.
• Un comando non è disponibile - la funzione potrebbe essere riservata a un ruolo diverso da quello dell’utente; verificare i permessi oppure contattare l’amministratore.
• Le modifiche non vengono salvate - verificare la presenza di campi obbligatori non compilati, eventuali messaggi di errore, la correttezza dei valori inseriti, la disponibilità della connessione; non chiudere la pagina prima di aver verificato l’esito del salvataggio.
• Un record non viene trovato - verificare i criteri di ricerca, i filtri attivi, eventuali permessi di visualizzazione.
• Un allegato non viene caricato - verificare il formato del file, la dimensione del file, il nome del file, la disponibilità della connessione, eventuali limiti configurati dall’applicazione.

Quando contattare l’assistenza

Quando il problema non può essere risolto autonomamente, fornire all’amministratore o al servizio di assistenza:

• nome utente;
• data e ora del problema;
• sezione dell’applicazione;
• operazione effettuata;
• messaggio di errore;
• identificativo del record coinvolto, se disponibile;
• eventuale screenshot.

Non includere nelle comunicazioni password o altre credenziali personali.

10. Glossario ¶

Bene
Entità principale oggetto della catalogazione e della documentazione.

Condition report
Documento che descrive lo stato di conservazione di un bene in uno specifico momento.

Dizionario
Insieme controllato di termini utilizzabili per la compilazione dei dati.

Campo
elemento di una tabella che rappresenta una specifica proprietà o informazione relativa a un record.

Record
Singolo elemento informativo memorizzato nel sistema.

Ruolo
Insieme di permessi assegnabili a un utente.

Permesso
Autorizzazione a eseguire una determinata operazione.

Movimentazione
Registrazione dello spostamento fisico di un bene.

Collocazione
Posizione fisica nella quale si trova un bene.

11. Appendici ¶

11.1. Appendice A – Tabella dei ruoli ¶

La tabella dovrà essere sostituita con la matrice dei permessi effettivamente configurata nell’applicazione.

11.2. Appendice B – Campi obbligatori ¶

Dovrà essere predisposto un elenco dei campi obbligatori per ciascun modulo, indicando:

• modulo;
• sezione;
• campo;
• obbligatorietà;
• formato ammesso;
• valori ammessi;
• eventuali regole di validazione.

11.3. Appendice C – Convenzioni per la denominazione dei file ¶

Si raccomanda di definire una convenzione uniforme per i file caricati nel sistema, ad esempio:

[IdentificativoBene]_[Tipologia]_[Anno]_[Progressivo]

La convenzione definitiva dovrà essere stabilita dall’ente e applicata in modo uniforme.

11.4. Appendice A – Storico delle versioni del manuale ¶

12. Nota per la redazione della versione definitiva ¶

La presente versione costituisce una struttura di base del Manuale Operatore. Prima della pubblicazione dovrà essere completata sulla base delle funzionalità effettivamente disponibili nell’applicazione.

Per ciascuna sezione operativa sarà opportuno aggiungere:

1. Scopo della sezione
2. Accesso alla funzione
3. Descrizione dell’interfaccia
4. Ricerca dei dati
5. Inserimento di un nuovo record
6. Modifica di un record
7. Eliminazione/archiviazione
8. Gestione dei collegamenti
9. Gestione degli allegati
10. Filtri e ordinamento
11. Esportazione e stampa
12. Controlli e validazioni
13. Esempio operativo
14. Errori frequenti
15. Note e buone pratiche

Le schermate dell’applicazione devono essere inserite nei punti appropriati, con numerazione progressiva delle figure e didascalie esplicative.